Mesmo com a explosão de reuniões em plataformas de vídeo, ainda existem diversas ocasiões que demandam o deslocamento de funcionários, e para que essa experiência seja tranquila para funcionários e empregadores, há algumas questões que devem ser observadas e preparadas. Afinal, você sabe quais os deveres da empresa nessa situação?

Primeiramente, é importante delimitar o que caracteriza uma viagem de trabalho. Qualquer deslocamento fora do comum do colaborador em nome da empresa, como um treinamento na mesma cidade ou um evento fora do horário comercial, é considerado uma viagem. Por isso, mesmo o transporte para uma situação como essa deve ser considerado um gasto da empresa.

Essa é a primeira responsabilidade por parte da companhia em viagens a trabalho: o custeamento das despesas de deslocamento, de alimentação e hospedagem deve ser bancado pelo empregador.

O custeamento da viagem, porém, pode ser feito de várias maneiras, considerando o que for mais adequado para a empresa que demanda a viagem do funcionário. Pode ser oferecida uma diária de viagem, prevista em lei trabalhista quando o colaborador faz deslocamentos constantes a trabalho, ou um adiantamento do valor da viagem, contando com a previsão de todas as despesas. Esse adiantamento permite que a empresa acorde os limites diários de alimentação, por exemplo, e não requisita que o funcionário custeie do seu bolso gastos envolvidos em sua jornada.

O reembolso é, porém, a forma mais segura para a empresa custear a viagem, porque permite a avaliação de todos os gastos do funcionário quando ele retorna. Apesar disso, nesta modalidade, o funcionário precisa guardar consigo notas fiscais de todas as transações efetuadas em nome da empresa para receber seu dinheiro de volta, isto é, em um primeiro momento, ele paga por todas as suas despesas.

Quanto ao recebimento de horas extras, isso depende do tempo total que o funcionário leva, contando seus deslocamentos e seu tempo trabalhado. Se o montante de horas gastas pelo funcionário em todas as atividades envolvidas na viagem não ultrapassar 8h diárias ou 40h semanais, então ele não terá direito ao pagamento de hora extra.

Além da hora extra, não existem outros adicionais exigidos por lei para o trabalhador quando se viaja a trabalho. Algumas dúvidas são levantadas quanto a um seguro-viagem ou adicional de periculosidade, mas esses benefícios não se aplicam aos funcionários que estão viajando para exercer suas funções. O que pode acontecer, em caso de deslocamento com veículo próprio do colaborador, por exemplo, é o reembolso caso haja danos à sua propriedade no deslocamento ou, claro, eventuais despesas médicas.

Passagens aéreas baratas são uma boa opção para empresas conseguirem controlar gastos, sendo necessário também checar se são flexíveis e reembolsáveis pela companhia aérea, caso haja necessidade de cancelamento da viagem por mudanças de planos da empresa, clientes ou parceiros.

Para que tudo isso fique claro e organizado, é imprescindível um documento que agrupe todos os direitos e deveres do trabalhador, passado a ele através da equipe de recursos humanos. Dessa forma, empresa e colaborador ficam cientes de tudo que está previsto na viagem e evitam despesas-surpresa ou desapontamentos.